Personvernerklæring

1. Om klubben

Stavanger Sjakklubb Ungdom (orgnr. 995 744 422) er en frivillig sjakklubb for barn og unge i Stavanger. Vi tilbyr sjakktrening, turneringer og sosiale arrangementer.

​

Kontaktperson: Styreleder Lasse Østebø Løvik, email: loviklasse@gmail.com

​

2. Behandlingsgrunnlag

Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven), som gjennomfører personvernforordningen (GDPR) i Norge, gir i artikkel 6 nr. 1 bokstav b adgang til å behandle personopplysninger når dette er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i.

Medlemskap i Stavanger Sjakklubb Ungdom er en avtale. Ved innmelding kan Stavanger Sjakklubb Ungdom behandle nødvendige personopplysninger for å kunne organisere og tilby klubbaktiviteter, turneringer, kommunikasjon og oppfølging. Dette er grunnleggende for å kunne levere de tjenestene som medlemskapet innebærer, som påmeldinger, deltakerlister, resultatføring og medlemskontakt.

​

3. Hvorfor samler vi inn personopplysninger?

Stavanger Sjakklubb Ungdom samler inn og behandler personopplysninger for å ivareta klubbens drift og medlemmenes interesser:

​

• Registrere medlemmer og håndtere påmeldinger til klubbaktiviteter og turneringer.

• Kommunisere med foresatte og deltakere om aktiviteter, tider, endringer og annen viktig informasjon.

• Tilrettelegge aktivitetene etter alder og nivå.

• Dokumentere og rapportere deltakelse til Norges Sjakkforbund og Rogaland Skolesjakkutvalg.

• Publisere resultater

• I noen tilfeller publisere bilder eller videoer fra arrangementer (kun med samtykke).

• Overholde rettslige krav knyttet til regnskap, støtteordninger og medlemsregister.
   

​

4. Hvilke opplysninger samler vi inn?

Stavanger Sjakklubb Ungdom samler inn nødvendige personopplysninger fra våre medlemmer for å kunne administrere medlemskap og gjennomføre klubbaktiviteter. Vi registrerer følgende opplysninger:
 

• Navn

• Adresse

• Fødselsdato

• Kjønn

• E-postadresse
   

Disse opplysningene brukes til medlemsregistrering, kommunikasjon, påmelding til turneringer og rapportering til overordnede sjakkorganisasjoner.

​

Vi samler kun inn opplysninger som er nødvendige for formålene nevnt over, og lagrer ikke sensitive personopplysninger

​

I tillegg må alle frivillige og ansatte som skal utføre oppgaver som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige, fremvise gyldig politiattest, i tråd med krav fra Norges Sjakkforbund og norsk lovgivning. Grunnlaget for dette følger av Politiregisterforskriften § 34-13, jf. politiregisterloven § 39 første ledd.
 

5. Hvordan brukes opplysningene?

Når du melder deg på en turnering i regi av Stavanger Sjakklubb Ungdom, Norges Sjakkforbund eller annen klubb/krets tilknyttet Norges Sjakkforbund, gir du samtidig samtykke til at arrangør og forbund kan publisere relevant turneringsinformasjon i forbindelse med gjennomføringen og dokumentasjonen av arrangementet.

Følgende opplysninger og materiale kan bli publisert:
 

• Deltakerlister med navn, klubbtilhørighet, rating og resultater.
  Medlemmer som ønsker å reservere seg mot at klubbtilhørighet vises, kan registrere dette selv i Hypersys, eller kontakte klubbens styreleder for bistand.

• Nasjonale ratinglister for medlemmer fra og med det kalenderåret de fyller 12 år.

• Partier, inkludert mulighet for publisering og livestreaming av partier under turneringen.

• Bilder fra premieutdeling.

• Øvrige bilder fra turneringen.
  Foresatte til barn under 15 år kan reservere seg mot publisering ved å kontakte arrangøren i forkant av turneringen.

• Direktesendt video (streaming) dersom turneringen har NM-status eller er en internasjonal turnering.
   

Vær oppmerksom på at spilte partier i ratede turneringer regnes som offentlig informasjon og kan normalt ikke slettes i ettertid, da de inngår i ratinggrunnlaget og den sportslige historikken til spilleren.

​​​

6. Rutiner for sletting og arkivering av personopplysninger

Stavanger Sjakklubb Ungdom behandler personopplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet de ble samlet inn for. Vi har følgende rutiner for sletting og arkivering:
 

• Medlemsopplysninger (som navn, kontaktinformasjon og fødselsdato) slettes senest ett år etter at medlemskapet er avsluttet, med mindre det foreligger særskilt grunnlag for videre lagring (f.eks. utestående betaling eller juridisk krav).

• Turneringsdata (som navn, klubbtilhørighet og resultater) kan arkiveres i klubbens resultatlister og statistikk for historiske formål. Disse opplysningene anses som en del av klubbens dokumentasjon og bevares på ubestemt tid, med mindre det bes om sletting.

• Kontaktlister og samtykkeskjemaer som brukes til kommunikasjon eller publisering, slettes når samtykket trekkes tilbake eller når formålet er oppfylt.

• Regnskapsdata (inkludert navn knyttet til betalinger) lagres i henhold til bokføringsloven i inntil 5 år etter regnskapsårets slutt.

• Bilder og video publisert med samtykke fjernes ved forespørsel, eller dersom samtykket trekkes tilbake.

​

7. Deling av personopplysninger

Stavanger Sjakklubb Ungdom deler kun personopplysninger med tredjeparter når det er nødvendig for å oppfylle klubbens formål, og når det foreligger et gyldig behandlingsgrunnlag.
 

Eksempler på slik deling:

• Spond – for organisering av aktiviteter, påmelding og kommunikasjon med medlemmer og foresatte.

• Norges Sjakkforbund (NSF) og Ungdommens Sjakkforbund (USF) – for registrering av medlemskap, lisens, rating og turneringsdeltakelse.

• Rogaland Skolesjakkutvalg – ved deltakelse i lokale skolesjakkturneringer og andre arrangementer.

• Turneringsverktøy og medlemssystemer – som TurneringsService, Hypersys og lignende digitale plattformer som brukes til administrasjon av medlemmer, turneringer og resultatregistrering.

• Offentlige myndigheter – der det foreligger et lovpålagt krav, for eksempel i forbindelse med regnskapsføring eller kontroll av politiattest.

​

Der vi bruker eksterne leverandører (databehandlere), har vi inngått databehandleravtaler i tråd med GDPR artikkel 28.

​

Klubben vil aldri selge personopplysninger, og deler dem heller ikke med tredjeparter utover det som er nødvendig for å gjennomføre klubbens aktiviteter i tråd med gjeldende regelverk.

​

​

8. Dine rettigheter

Etter personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR) artikkel 15–18 har den registrerte rett til innsyn i dine egne personopplysninger, samt rett til å få rettet eller slettet opplysninger som er uriktige, mangelfulle eller unødvendige. Du kan også be om at alle opplysninger om deg blir slettet, så lenge det ikke finnes et lovlig grunnlag for videre oppbevaring. Du har også rett til dataportabilitet og til å klage til Datatilsynet dersom du mener at dine personopplysninger behandles i strid med regelverket.

​

Vi plikter å svare på slike henvendelser innen 30 dager.

​​

 

9. Hvordan sikrer vi dine personopplysninger:

Vi tar personvernet på alvor og har etablert både tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre at dine opplysninger er trygge:
 

• Kun autoriserte personer i klubben har tilgang til persondata.

• Digitale løsninger vi benytter (som Spond, Hypersys og TurneringsService) følger sikkerhetsstandarder og er tilpasset kravene i personvernregelverket.

• Vi lagrer ikke sensitive opplysninger.

• Vi gjør jevnlige vurderinger og oppdateringer av våre personvernrutiner.

​

10. Kontakt
Har du spørsmål, eller ønsker du dine opplysninger utlevert eller slettet? Ta kontakt med styreleder Lasse Østebø Løvik, email: loviklasse@gmail.com.

​